La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) ha sancionado recientemente a una empresa alicantina por instalar el cartel de videovigilancia detrás de la persiana de cierre del local, lo que impedía su correcta visualización en todas las circunstancias. Esta Agencia calculó una sanción de 1.000 euros por incumplir el deber de información, aunque finalmente la multa pagada fue de 600 euros, al acogerse el responsable a las reducciones por pago voluntario y reconocimiento de los hechos.

La resolución de la AEPD ha puesto de manifiesto la importancia de cumplir el deber de información a través de una correcta disposición del cartel de videovigilancia. Este distintivo debe exhibirse en lugar visible, y como mínimo, en los accesos a las zonas vigiladas ya sean interiores o exteriores. En caso de que el espacio videovigilado disponga de varios accesos, deberá disponerse de dicho distintivo de zona videovigilada en cada uno de ellos.

Además, como recuerda la AEPD en su guía sobre el uso de videocámaras para seguridad y otras finalidades, “el distintivo de zona videovigilada deberá informar acerca de:

• La existencia del tratamiento (videovigilancia).
• La identidad del responsable del tratamiento o del sistema de videovigilancia, y la dirección del mismo.
• La posibilidad de ejercitar los derechos reconocidos en los artículos 15 a 22 del RGPD. · Dónde obtener más información sobre el tratamiento de los datos personales.
• Asimismo, también se pondrá a disposición de los interesados el resto de la información que debe facilitarse a los afectados en cumplimiento del derecho de información regulado en el RGPD.”

Otras obligaciones derivadas de la videovigilancia

1. Mantener un registro de actividades del tratamiento actualizado.Establece el Reglamento General de Protección de Datos que, para demostrar la conformidad con el citado Reglamento, el responsable del tratamiento debe mantener registros de las actividades de tratamiento bajo su responsabilidad. Por ello, se deberá reflejar el tratamiento de datos derivado del sistema de videovigilancia en el registro de actividades de la empresa.
2. Periodo de supresión de las imágenes.Las imágenes serán suprimidas en el plazo máximo de un mes desde su captación, salvo cuando hubieran de ser conservados para acreditar la comisión de actos que atenten contra la integridad de personas, bienes o instalaciones. En tal caso, las imágenes deberán ser puestas a disposición de la autoridad competente en un plazo máximo de setenta y dos horas desde que se tuviera conocimiento de la existencia de la grabación.
3. Prohibición de captar la vía pública.Sólo podrán captarse imágenes de la vía pública en la medida en que resulte imprescindible para mantener la seguridad de los bienes e instalaciones. Únicamente será posible la captación de la vía pública en una extensión superior cuando fuese necesario para garantizar la seguridad de bienes o instalaciones estratégicos o de infraestructuras vinculadas al transporte, sin que en ningún caso pueda suponer la captación de imágenes del interior de un domicilio privado.
4. Acceso a las imágenes.Se deberán tomar las medidas organizativas necesarias para que únicamente el personal autorizado tenga acceso a las imágenes captadas a través del sistema de videovigilancia. Entre otras medidas, se deberán proteger estas imágenes mediante usuario y contraseña.
5. Contrato con la empresa proveedora del servicio.Las empresas de seguridad tienen acceso a las imágenes captadas a través de los sistemas de videovigilancia. Esto, hace necesaria la celebración de un contrato que regule este acceso a los datos personales.

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En la era digital actual, la gestión eficiente de la información se ha convertido en una necesidad para las empresas. ¿Te has preguntado cómo algunas compañías logran tomar decisiones acertadas y rápidas? La respuesta está en un sistema interno de información (SII). En Microlab te contamos qué es un SII y cómo implementarlo en tu empresa en España.

¿Qué es un Sistema Interno de Información?

Un Sistema Interno de Información (SII) es una estructura organizada para la recopilación, procesamiento, almacenamiento y distribución de información dentro de una empresa. Este sistema permite a las empresas gestionar de manera eficiente sus datos internos, facilitando la toma de decisiones, la planificación estratégica y la optimización de recursos. Los componentes clave de un SII incluyen hardware, software, procedimientos y personal capacitado.

Beneficios de contar con un SII para tu empresa

Un Sistema Interno de Información (SII) ofrece una variedad de ventajas para las empresas, mejorando la gestión de datos y la eficiencia operativa. A continuación, te detallamos algunos de los principales beneficios:

Mejora en la toma de decisiones

Con un SII, las empresas pueden acceder a datos precisos y en tiempo real, lo cual es crucial para tomar decisiones rápidas y bien informadas. Tener la información actualizada al alcance de la mano te permite evaluar situaciones, identificar oportunidades y manejar riesgos de manera más efectiva. Además, la capacidad de generar informes y análisis detallados te ayuda a ver cómo le está yendo a la empresa, identificar tendencias y prever qué puede pasar en el futuro, mejorando así la planificación y las decisiones estratégicas.

Optimización de procesos

Un Sistema Interno de Información automatiza y agiliza los procesos operativos, lo que reduce los errores y aumenta la eficiencia. Al eliminar tareas repetitivas y manuales, los empleados pueden enfocarse en actividades que aportan más valor. La automatización también asegura que los procesos se ejecuten de manera consistente, mejorando la calidad continuamente. Optimizar los procesos permite a la empresa operar de manera más ágil y eficiente, reduciendo costes operativos y mejorando la productividad general.

Comunicación efectiva

Implementar un SII facilita la comunicación interna entre departamentos, asegurando que todos los empleados tengan acceso a la información necesaria para hacer su trabajo. Esto fomenta una mayor colaboración y coordinación, ya que la información relevante se comparte de manera transparente. La mejora en la comunicación interna también contribuye a una cultura organizacional más unida, donde los equipos trabajan de manera más sincronizada y alineada hacia los objetivos comunes de la empresa.

Gestión de recursos

Un Sistema Interno de Información ayuda a gestionar de manera más efectiva los recursos humanos, financieros y materiales de la empresa. Al proporcionar una visión integral de los recursos disponibles y su utilización, las empresas pueden optimizar la asignación de estos recursos, maximizando su eficiencia y minimizando el desperdicio. Por ejemplo, ayuda a mejorar la gestión de inventarios, asegurando que siempre haya suficiente stock disponible para satisfacer la demanda sin incurrir en excesos. De igual manera, facilita la gestión financiera al ofrecer un seguimiento detallado de ingresos y gastos, permitiendo un mejor control presupuestario.

Seguridad de la información

Uno de los beneficios más importantes de un SII es la implementación de medidas robustas para proteger datos sensibles contra accesos no autorizados y pérdidas. La seguridad de la información es crucial para mantener la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los datos empresariales. Un Sistema Interno de Información bien diseñado incluye controles de acceso, encriptación y mecanismos de respaldo que protegen la información contra amenazas internas y externas. Además, ayuda a cumplir con regulaciones y normativas de protección de datos, evitando sanciones y mejorando la confianza de clientes y socios comerciales.

Pasos para implementar un sistema interno de información en la empresa

Implementar un Sistema Interno de Información puede parecer una tarea desafiante, pero con una planificación y una ejecución meticulosa, los beneficios superarán con creces los esfuerzos iniciales. Siguiendo este proceso, podrás asegurar una implementación exitosa que mejorará la eficiencia operativa y la toma de decisiones en tu empresa:

1. Evaluación de necesidades:
   • Realizar un análisis exhaustivo de las necesidades de información de la empresa.
   • Identificar qué tipo de datos se deben recopilar y cómo se utilizarán.
2. Diseño del sistema:
   • Definir los objetivos del SII.
   • Diseñar la arquitectura del sistema, incluyendo hardware y software.
   • Establecer protocolos y procedimientos para el manejo de la información.
3. Selección de tecnología:
   • Escoger las herramientas y tecnologías que se adecuen a los requerimientos del sistema.
   • Considerar opciones como sistemas ERP (Enterprise Resource Planning), CRM (Customer Relationship Management) y bases de datos robustas.
4. Desarrollo e integración:
   • Desarrollar el sistema o adquirir soluciones existentes en el mercado.
   • Integrar el SII con los sistemas actuales de la empresa para asegurar una transición fluida.
5. Capacitación del personal:
   • Capacitar a los empleados en el uso del nuevo sistema.
   • Asegurarse de que comprendan los beneficios y procedimientos del SII.
6. Implementación piloto:
   • Realizar una implementación piloto para probar el sistema en un entorno controlado.
   • Recopilar feedback y hacer ajustes necesarios antes de la implementación completa.
7. Despliegue completo:
   • Implementar el sistema en toda la empresa.
   • Monitorear el funcionamiento del SII y resolver cualquier problema que surja.
8. Mantenimiento y actualización:
   • Realizar mantenimiento regular para asegurar el buen funcionamiento del sistema.
   • Actualizar el software y hardware según sea necesario para adaptarse a nuevos requerimientos y tecnologías emergentes.

Un Sistema Interno de Información es una herramienta esencial para cualquier empresa que busque mejorar su eficiencia operativa y tomar decisiones informadas. La implementación de un SII requiere una planificación cuidadosa y una ejecución meticulosa, pero los beneficios a largo plazo justifican la inversión. Con el SII adecuado, las empresas pueden mantenerse competitivas en un entorno empresarial cada vez más dinámico y basado en datos.

Si estás listo para llevar la gestión de tu información al siguiente nivel, en Microlab estamos aquí para ayudarte. ¡Contáctanos hoy mismo para una consulta gratuita y descubre cómo podemos mejorar la eficiencia y seguridad de tu empresa!

En mayo de 2024, la Dirección General de Tráfico (DGT) sufrió un importante ciberataque en el que se sustrajeron y posteriormente se pusieron a la venta datos de millones de conductores españoles. Las cifras exactas varían según las fuentes, pero se vieron comprometidos los datos de entre 27 y 34 millones de conductores. Los datos robados incluyen información personal como nombres completos, números de DNI, direcciones, detalles de vehículos (incluyendo matrículas, marcas y modelos), y datos de seguros en vigor.

Este ataque se suma al elevado número de ciberataques sufridos por las empresas españolas, como el perpetrado contra la Universidad Complutense de Madrid, que dejó expuestos los datos de estudiantes y exalumnos, incluyendo información como nombres, direcciones y documentos de identidad; el Banco Santander, que comprometió información personal de empleados y clientes en España, Chile y Uruguay; o el periódico digital El Confidencial, que fue objeto de un ataque masivo utilizando técnicas de Inyección SQL y XSS, con el objetivo de acceder ilegalmente al gestor de contenidos del medio.

Cinco claves para mitigar el riesgo

La principal motivación de los ataques sufridos por las pymes españolas es económica, ya sea para extorsionar a la víctima a cambio de recuperar su información o para venderla posteriormente en el mercado negro. No obstante, la mayoría de los riesgos pueden ser mitigados a través de las siguientes medidas:

1. Concienciación y formación del personal:

Realiza programas de capacitación y concienciación regularmente para educar a los empleados sobre las amenazas de seguridad, como el phishing, el malware y las mejores prácticas para proteger la información. Fomenta una cultura de seguridad donde todos los empleados entiendan la importancia de seguir los protocolos de seguridad y sepan cómo actuar ante incidentes.

2. Implementación de controles de acceso:

Aplica el principio de menor privilegio, otorgando a los empleados solo los accesos necesarios para realizar sus tareas. Utiliza autenticación multifactor (MFA) para añadir una capa adicional de seguridad al acceso a sistemas críticos y datos sensibles.

3. Cifrado de datos:

Cifra los datos sensibles tanto en tránsito como en reposo para proteger la información contra accesos no autorizados. Asegúrate de que las claves de cifrado estén gestionadas de manera segura y que solo el personal autorizado tenga acceso a ellas.

4. Actualización y parcheo de sistemas:

Mantén todos los sistemas operativos, software y aplicaciones actualizados con los últimos parches de seguridad. Implementa un sistema de gestión de parches que permita la aplicación rápida de actualizaciones y minimice el riesgo de vulnerabilidades conocidas.

5. Copias de seguridad y planes de recuperación ante desastres:

Realiza copias de seguridad regulares de todos los datos importantes y almacénalas en ubicaciones seguras y, preferiblemente, fuera del sitio principal. Desarrolla y prueba regularmente un plan de recuperación ante desastres que incluya procedimientos para restaurar datos y sistemas críticos en caso de un incidente de seguridad o fallo del sistema.

Estas claves son fundamentales para establecer una base sólida de seguridad informática en cualquier empresa, protegiendo la información y los activos contra amenazas cibernéticas.

En nuestra empresa de protección de datos, estamos comprometidos en ayudar a las empresas a proteger su información empresarial en la era digital. Si necesitas asesoramiento sobre medidas de seguridad o quieres conocer más sobre nuestras soluciones, no dudes en contactarnos. Estamos aquí para ayudarte a proteger tu negocio.